用AI处理Excel,提升效率(1)

admin11个月前ChatGPT253

Excel是微软出品,办公必备软件,我们经常用Excel统计或者分析数据。Excel功能强大,但是要用好Excel,也是要付出学习成本的。今天,我们就来教大家怎么用New Bing/ChatGPT/ZelinAI处理Excel,10倍提升我们的工作效率!


看到这儿,也许你会有疑惑。New Bing/ChatGPT/ZelinAI都没有提供文件上传的功能。他们怎么能帮我们处理Excel表格呢?接下来我们就用简单的案例,教你怎么用New Bing/ChatGPT/ZelinAI来提升我们Excel表格的处理效率。


通过本节课,你将学会如何使用AI帮你完成复杂的Excel操作,提高工作效率,增加摸鱼时间。


一、表格数据生成


开始课程之前我们需要准备一些数据,用于后面的操作案例。在这儿,我们就借助New Bing生成一些数据。生成数据时候,我是用的Prompt为:

我给你一个标题,请给我20组数据"姓名 基本工资 满勤奖励 绩效奖金 总工资",用表格方式返回

然后,可以看到New BIng的返回是这样子的

然后我们直接把数据拷贝到Excel上面,这样我们的简单的案例数据就完成了。这里也可以接触ZelinAI或者ChatGPT生成表格数据。真实情况的数据可能比这个简单的案例要复杂,但是本教程接下来的内容同样适用复杂的情况。


最后,看看我们Excel表格的数据是怎么样子的。


二、AI处理Excel实战


我们先用个简单的案例开始,假设有那么一个需求,老板需要统计一个月的总工资成本有多少。那么平常我们怎么做呢?这个非常简答的,我们只需要在下面的表格输入统计函数就可以了,so easy~。

但是,统计函数要咋写?不懂写?老老实实查文档呗。在你找到文档还没开始看之前,我们用New Bing已经完成了!!!


来看看是怎么用New Bing做的。我们要统计的是E2到E12的和,那么我们Prompt可以是这样的

计算Excel表格E2到E12的和

不到一分钟,我们就怎么做了。New Bing直接给出了公式,我们来试试看看New Bing说的对不对。直接把公式拷贝到Excel表中,然后回车键,计算结果

看起来结果和预期一样。怎么样,是不是比查文档快多了。我仿佛看到老板竖起的大拇指了。

我们也来看看ChatGPT和ZelinAI是不是也能做同样的事儿


首先,来看看ChatGPT,看起来得出的公式完全正确


再来看看ZelinAI的结果,首先我们先进入ZelinAI(https://www.brightcells.com/),然后点击创建模型

然后我们选用公共的key,输入prompt,直接发送,看到结果完全符合预期,赞!!!

国内可以直接使用ZelinAI,使用体验和官网一样,也是一个字一个字出来的,就像机器上在实时

对话一样,非常方便。没有账号的同学可以优先考虑使用ZelinAI完成作业。


上面是个非常简单的需求。再来另外一个例子。公司效益不好,老板不发绩效奖金了。那么在表格中我们就需要使用总工资减去绩效工资。我们来问问New Bing怎么做,下面是Prompt

计算E列和D列的差


我们在excel上试验一下。看结果完全正确。这里又个小细节,公式是「=E1-D1」,但是实际上我们是从E2开始计算的,所以公式要改为「E2-D2」,然后直接拖动,就可以其他结果也计算出来了。


上面的两个都是非常简答的例子,我们来看看另外的一种场景。假设我们想找下姓名为「吴九」的人,看看他的基本工资是多少。这个该怎么做呢?一般可以使用vlookup等方式查找。我们来看看New Bing怎么回答。以下是Prompt

A列是姓名列,B列是基本工资,查找姓名为吴九的基本工资


我们来试一下,看看结果是不是符合我们预期的。首先,先找一个空白行,输入我们的公式

然后按回车键,得出结果。看结果的话,New Bing 并没有胡说八道。


我们也来看看其他几个AI工具的回答是怎么样的。

首先来看看ChatGPT

然后我们再看看ZelinAI


看起来结果没有差异。并且详细解析了VLookUp的用法。


我们再来更复杂一些的场景,看看能不能把AI给难住!!!

需求是这样,我们把所有人的姓列出来,形成单独的一行,效果如图所示:

这种需求也是有可能有的,比如说老板心血来潮,想统计下有多少个本家的兄弟。


一般要怎么做呢?这个我真不会了,只能人肉搞定了,彻底难住我了。


但是现在我们有AI了,我们来问问AI怎么做,Prompt如下

A列是姓名,姓名的第一个字是姓,请找出A列中每个名字的姓

来看看New Bing怎么说的,看起来New Bing能正确理解我们说的。那么,看看执行效果怎么样

输入公式后,直接拖动就得到所有的结果了,完全符合预期。

对比其他两个AI看看,希望他们不要让我失望了


先看看ChatGPT的结果


然后再看看ZelinAI的结果


结果完全符合预期!!!

以上是本次学习的内容。

先做个预告,我们将在下一次学习AI和excel结合使用的更高级用法,处理更加复杂的数据

最后,布置个作业。定义高于10000的属于高薪人士,你可以生成如下图的「高薪人士」这一列吗?

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